Budując zespół w swojej organizacji powinieneś szukać ludzi, którzy:
rozumieją misję i wizję Twojej organizacji, zgadzają się z nimi i chcą je kontynuować,
rozumieją (lub chcą zrozumieć) trzeci sektor: działania społeczne, kontakt z odbiorcami, wartości im przekazywane,
są gotowi pracować w relacjach partnerskich, jednocześnie szanując i rozumiejąc rolę przełożonego / przełożonych,
potrafią przyjąć odpowiedzialność za swoją pracę,
mają wysoko rozwiniętą inteligencję emocjonalną: są empatyczni, rozumieją dynamikę grupy, z którą pracują, potrafią dostosować swoją reakcję do określonej sytuacji,
są zróżnicowani kompetencyjnie: mogą zaoferować grupie różne punkty widzenia, umiejętności, wiedzę,
są otwarci na współpracę z ludźmi,
potrafią myśleć “z wyprzedzeniem” – przewidują sytuacje, które mogą mieć miejsce i wiedzą, jak się na nie przygotować.
REKRUTACJA DO ZESPOŁU
Angażowanie ludzi do działania w Twojej organizacji może odbywać się na przeróżne sposoby:
Zapraszanie znajomych
Organizacje pozarządowe opierają się na silnych więziach społecznych i nie muszą w pełni działać na zasadach przewidzianych dla biznesu albo instytucji publicznych. Jeśli potrzebujesz pomocy osób, które dobrze znasz i na których możesz polegać, warto je zaangażować w działanie Twojej organizacji. Na tym właściwie opiera się instytucja stowarzyszenia: wiele takich NGO skupia dobrych znajomych wokół ich wspólnego obiektu zainteresowania.
Rekrutacja wolontariuszy / działaczy
Jeżeli zdecydujesz się na rekrutację do swojego zespołu, musisz dobrze przemyśleć, jak dotrzeć do najlepszych kandydatów i kandydatek. Zadaj odpowiednie pytania w formularzu, przygotuj zadanie, które natychmiast zweryfikuje, z kim nawiążesz dobrą współpracę. Unikaj tworzenia niepotrzebnych pozycji.
Zatrudnianie pracowników / pracowniczek
Gdy zamierzasz zatrudnić osoby w formie umowy o pracę, obowiązują Cię przepisy Kodeksu Pracy. Podczas rozmów rekrutacyjnych, tak jak przy rekrutacji wolontariuszy, pamiętaj o zadawaniu kluczowych dla Ciebie i Twojej organizacji pytań.
ROLE W ZESPOLE
W miarę rozwoju zespołu swojej organizacji konieczne będzie ustalenie pewnej struktury: każda z pracujących w niej osób będzie różna, ważne więc, by każdy znał swoją rolę w zespole, zdawał sobie sprawę z kompetencji, które wnosi do grupy oraz o tym, jakiej pomocy może oczekiwać od innych.
Przydzielenie ról w zespole oraz podział odpowiedzialności między zaangażowane osoby musi odbyć się w atmosferze swobodnej, bezpiecznej rozmowy tak, by każda osoba mogła zająć stanowisko odpowiadające jej kompetencjom, cechom charakteru oraz preferencjom. Jako lider(ka), przygotowując się do takiej rozmowy możesz zapoznać się z klasyfikacją ról w zespole np. według Belbina.
II. Zarządzanie zespołem
ZAANGAŻOWANIE
Ważne jest, aby cały Twój zespół był zaangażowany w rozwój i zmiany Twojej organizacji. Dlatego proces tworzenia jej misji, wizji czy planowania działań strategicznych powinien być skonstruowany w taki sposób, aby angażował wszystkich członków zespołu. Jeśli osoby pracujące na rzecz Twojego NGO poczują, że w jego ramach robią rzeczy dla nich ważne i atrakcyjne, będą w to bardziej zaangażowane.
Pamiętaj też, że nie każda osoba członkowska Twojej organizacji musi pozostać w niej na zawsze – jeśli więc zauważasz, że ktoś traci zainteresowanie działalnością w Twoim NGO, porozmawiaj z nim szczerze. Być może to tylko chwilowy kłopot, zupełnie niezwiązany z organizacją, ale może dana osoba nie jest już zainteresowana taką działalnością i korzystniej będzie, jeśli Wasze drogi się rozejdą.
ROZWÓJ ZESPOŁU
Pamiętaj, aby dbać o rozwój zespołu. Wszyscy jego członkowie i członkinie powinni mieć pewne uniwersalne kompetencje, które pozwalają im wykonywać podstawowe zadania związane z pracą w organizacji. Inwestycje w umiejętności zespołu usprawniają i uprzyjemniają pracę.
ZAUFANIE
Pracownikom i pracowniczkom należy ufać. Chociaż wydaje się to oczywiste, często sprawia kłopot liderom i liderkom. To przecież Twój zespół, Twoi sprawdzeni ludzie, osoby szczególne, wybrane ze względu na ich wyjątkowe umiejętności i doświadczenie. Są wyspecjalizowane w swojej dziedzinie i gotowe, by się rozwijać. Dlatego dopóki nie naruszą Twojego zaufania, zasługują na nie bardziej niż ktokolwiek inny. Pamiętaj, że swoim podejściem dajesz dobry przykład, a skuteczny zespół musi polegać również na sobie nawzajem.
Zaufanie nie wyklucza jednak kontroli – struktura Waszej organizacji powinna w jasny sposób komunikować jej członkom i członkiniom, kto jest ich osobą przełożoną i przed kim odpowiadają w zakresie wypełniania swoich obowiązków.
MONITOROWANIE
Ważne jest, aby cały zespół zdawał sobie sprawę z postępów w waszej wspólnej pracy. Warto więc razem dzielić się zadaniami, a następnie wspólnie się z nich rozliczać. To podnosi też poczucie odpowiedzialności za swoje działania przed całym zespołem, a nikt przecież nie chce zawieść własnego zespołu.
Przydatne będzie tutaj przyjęcie jednostki czasu, po upływie której odbywać się będą spotkania monitorujące. Może to być tydzień, dwa tygodnie, miesiąc – zależy to od dynamiki pracy zespołu. Podczas takich spotkań należy ustalić, co zostało już wykonane, jakie zadania są opóźnione lub się zmieniły, a także ustalić harmonogram zadań na przyszłość. Możesz zaproponować pracownikom i pracowniczkom korzystanie przy tym z narzędzi takich jak diagram Gantta, czy chociażby klasyczna “to-do list”, udostępnionych członkom i członkiniom zespołu oraz przełożonym.
PRZEPŁYW INFORMACJI
Kluczowy dla dobrych relacji w zespole oraz sprawnej pracy całej organizacji jest bieżący przepływ informacji. Jako lider(ka) NGO powinieneś informować swoich pracowników i pracowniczki o decyzjach, które podejmujesz, oni natomiast powinni przekazywać Ci raporty z ich pracy. Podzespoły organizacji mogą także potrzebować komunikacji ze sobą nawzajem. Dla usprawnienia tego rodzaju kontaktu organizacje korzystają z różnych rodzajów komunikacji. Na przykład:
kanały w social media, takie jak Facebook, Instagram, Messenger,
aplikacje komunikacyjne, np. Slack, Asana, Discord,
mailing (np. newsletter, w przypadku licznego zespołu),
ogólnodostępne harmonogramy, takie jak diagram Gantta,
fizyczne spotkania reprezentantów podzespołów lub/oraz zarządu.
Nie ma jednego przepisu na idealny przepływ informacji w zespole – musisz testować różne rozwiązania, zwracać uwagę na reakcje członków i członkiń zespołu i pozwolić im korzystać z takich rozwiązań, które najlepiej zdają egzamin.
Przy przepływie informacji ważne jest także, aby dawać sobie nawzajem konstruktywny feedback. Trzeba przy tym jednak zadbać o to, by przyjmował on odpowiednią formę, ponieważ nieodpowiednio sformułowany może wpłynąć negatywnie na motywację zespołu lub poszczególnej osoby.
INTEGRACJA
W procesie zarządzania zespołem i pogłębiania relacji z pracownikami nie można zapomnieć o integracji. Warto spotykać się ze swoim zespołem także poza pracą. Pozytywnie na zespół może wpłynąć wspólny wyjazd, czy chociażby wyjście na piwo 🙂
Poświęćcie także czas na świętowanie. Po udanym projekcie warto zorganizować aftera, a w okresie bożonarodzeniowym usiąść do wspólnego wigilijnego stołu.
III. Podział odpowiedzialności
ZROZUMIENIE
Należy zadbać o uzasadnienie podziału odpowiedzialności za zadania i obszary działania Twojej organizacji między różne osoby. Koniecznie zadbaj też o wspólne określenie konsekwencji, jakie wyciągane będą za brak wywiązywania się z przyjętych na siebie obowiązków.
Pamiętaj, że podstawą delegacji zadań jest odpowiednio przeprowadzona rozmowa. Pracownik/pracowniczka powinien dobrze rozumieć, dlaczego właśnie on jest odpowiedzialny za takie zadanie lub projekt, dlaczego jest to ważne, kiedy powinno zostać ukończone oraz jakie będą konsekwencje pomyłek, opóźnień czy zmian.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ
Deleguj zadania w taki sposób, aby cały zespół wiedział, że pokładasz w nim duże zaufanie. Odpowiedzialność za wykonanie danych działań lub prowadzenie określonego segmentu Waszej pracy spoczywa na konkretnej osobie dlatego, że wszyscy wierzycie w jej kompetencje oraz profesjonalizm oraz ufacie, że wykona swoją pracę dobrze i w terminie. Poczucie pełnej odpowiedzialności za obszar, który w pełni odpowiada danej pracowniczce lub pracownikowi powinno stanowić dużą motywację i ugruntować istotną rolę tej osoby w zespole. Jednocześnie trzeba pamiętać o konsekwencjach, które wiążą się z przyjęciem na siebie odpowiedzialności.
Każda osoba pracująca w Twojej organizacji powinna też czuć, że jeśli zadanie ją przerośnie, może (z odpowiednim wyprzedzeniem) zasygnalizować problem i zwrócić się do określonej osoby po pomoc. W takim wypadku musi czuć się bezpiecznie – nie powinna zostać oceniona czy skrytykowana, a otrzymać potrzebne wsparcie i móc kontynuować swoją pracę w tej działce przy kolejnych działaniach.
WSPÓLNE PLANOWANIE
Pracując zarówno z nielicznym, jak i naprawdę dużym zespołem, musisz znaleźć czas na wspólną rozmowę strategiczną, ustalającą Wasze zadania oraz plan działania. Jest to konieczne działanie, na które warto znaleźć czas – po to, aby każda osoba dokładnie wiedziała, do czego dążycie jako zespół, jaka jest jej w tym rola, ale też kto zajmuje się konkretnymi działkami i z kim należy się kontaktować w kwestiach z nim związanych. Pamiętaj – każda minuta dobrego planowania oszczędza Ci godzinę pracy!
PLAN B
Gdy razem z zespołem uzgodnisz terminy wykonania określonych działań oraz wspólny cel, do którego dążycie, musicie też ustalić wspólny sposób reagowania na przeszkody. Żaden projekt nie został jeszcze zrealizowany zgodnie z pierwotnym planem – i Wasz nie będzie pierwszy. Możecie spodziewać się komplikacji. Dlatego tak ważne jest opracowanie planu wsparcia, gdy coś nie zadziała tak, jak powinno.
Jako lider(ka) masz na sobie odpowiedzialność za powodzenie całego projektu oraz dobrą pracę wszystkich podzespołów. Naturalnie więc stajesz się ostatnią instancją, do której można zwrócić się z kłopotami. Twój zespół musi wiedzieć, że służysz pomocą, gdy tylko będzie jej potrzeba, jednak tutaj też należy postawić pewne granice. Każda osoba odpowiedzialna za dane zadanie lub obszar pracy powinna znać nieprzekraczalny termin, w którym może zgłosić niepowodzenie lub problem. Czas ten musi Wam wystarczyć na ustalenie i wdrożenie planu B.
KONSEKWENCJE ZANIEDBAŃ
Jeśli osoby odpowiedzialne za swoje zadania zgłoszą problem w odpowiednim momencie, nie powinny ponosić konsekwencji za niepowodzenie, chyba, że było ono spowodowane wyłącznie ich zaniedbaniem i poważnie wpłynęło na jakość całego projektu.
Jeśli jednak pracownik lub pracowniczka nie wywiążą się ze swoich obowiązków i nie zgłoszą tego w ustalonym czasie, jako lider(ka) powinnaś wyciągnąć konsekwencje takiego zachowania. Ważne, by procedura takiego działania była wcześniej rozpisana i znana każdej osobie w zespole. To ułatwia podejmowanie takich (nieprzyjemnych) decyzji i jest fair w stosunku do wszystkich osób pracujących w organizacji.
NA TEJ STRONIE
I. Zespół organizacji
Kto sprawdzi się w zespole
Rekrutacja
Role w zespole
II. Zarządzanie zespołem
Zaangażowanie
Rozwój zespołu
Zaufanie
Monitorowanie
Przepływ informacji
Integracja
III. Podział odpowiedzialności
Zrozumienie
Odpowiedzialność
Wspólne planowanie
Plan B
Konsekwencje zaniedbań
Zapisz się do newslettera!
Będziesz na bieżąco z ważnymi sprawami 💙
Dziękujemy za zainteresowanie!
Właśnie wysłaliśmy Ci maila. Znajdziesz w nim link do potwierdzenia subskrypcji - kliknij go, by dołączyć do naszej społeczności 🤍
