Ewaluacja projektu to kluczowy element, który pozwala na ocenę, czy i w jakim stopniu cele projektu zostały osiągnięte. Jest to proces, który umożliwia nie tylko ocenę efektów, ale także zrozumienie, jakie czynniki przyczyniły się do sukcesu lub porażki projektu. Ważne jest to, aby każde nasze działanie zostało zakończone właśnie ewaluacją. Zarówno na poziomie wewnętrznym (naszego zespołu) jak i zewnętrznym (osób uczestniczących w naszych działaniach).
Ocena zaspokojenia potrzeb zewnętrznych
Ta część ewaluacji koncentruje się na ocenie, czy i jak projekt odpowiedział na zidentyfikowane potrzeby społeczności lub grupy docelowej. W tym celu pomocne będą przede wszystkim opinie samych zainteresowanych. Oznacza to, że dobrze jest wysłać do osób uczestniczących w działaniach ankietę ewaluacyjną oraz kilkukrotnie przypomnieć im o jej wypełnieniu. Najlepiej jeżeli będzie ona zawierała zarówno pytania zamknięte o takie kwestie jak na przykład ogólna ocena projektu (1-5), atmosfera podczas projektu (1-5), przygotowanie merytoryczne osób prowadzących (1-5) itp. Nie mniej ważne jest również to, aby dać minimum jedno pytanie otwarte i zapytać o:
odczucia osób uczestniczących,
propozycje usprawnień
UWAGA: Sama ankieta wysłana kilka dni po działaniu nie da nam pełnego obrazu. Najlepiej, jeżeli udostępnicie ją osobom uczestniczącym jeszcze podczas działania i dacie im chwilę na wypełnienie w ramach sesji ewaluacyjnej. Co więcej, pamiętajcie żeby uzupełnić informacje, które z niej pozyskacie o feedback “na żywo”. Metody, które możecie wykorzystać podczas takiej sesji znajdziecie tutaj:
Działania społeczne powinny być skierowane przede wszystkim do grup docelowych i to one powinny być jak najbardziej upodmiotawianie podczas działań. Dlatego właśnie tak ważne jest to co opisane zostało w poprzednim kroku - zebranie od nich informacji zwrotnej. Czy to oznacza, że nasze odczucia i wnioski płynące z procesu przygotowywania i realizacji działań nie są ważne? Oczywiście że są! Ze względu na to, kolejną rzeczą do zrobienia po zbadaniu satysfakcji grup docelowych jest zastanowienie się nad naszym zadowoleniem (lub niezadowoleniem) z całego procesu. W tym celu ważne jest, aby po zakończeniu działania spotkać się w zespole projektowym i wspólnie odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
to, co było super i co warto w przyszłości kontynuować.
Jakie nowe umiejętności lub wiedzę zdobył zespół podczas realizacji projektu?
Czy projekt przyczynił się do poprawy współpracy wewnątrz zespołu?
Jakie zasoby wewnętrzne (np. finansowe, ludzkie, technologiczne) zostały wzmocnione dzięki realizacji projektu?
Jakie wyzwania wewnętrzne zidentyfikowano podczas realizacji projektu i jak zespół sobie z nimi radził?
Jakie wyzwania wewnętrzne zidentyfikowano podczas realizacji projektu i jak zespół sobie z nimi radził?
Czy zespół osiągnął osobiste lub profesjonalne cele związane z projektem?
W jaki sposób projekt wpłynął na morale i motywację zespołu?
Jakie lekcje wyniesiono z realizacji projektu, które mogą być użyteczne w przyszłości?
Ważna jest także ewaluacja zespołowa w wymiarze relacyjnym i komunikacyjnym. Powinniście otwarcie powiedzieć sobie co w wewnętrznej komunikacji działało, a co nie. W tym celu proponujemy tą metodę udzielania informacji zwrotnej:
UWAGA: Jeżeli realizujecie dłuższy projekt, złożony z kilku działań to warto abyście takie wewnętrzne sesje ewaluacji zespołowej prowadzili częściej niż tylko raz na zakończenie projektu. Może być to np. raz na dwa tygodnie, podczas omawiania postępów projektu. Pamiętajcie, że nic tak nie pomaga w dowiezieniu projektu do końca jak dobra atmosfera w zespole. Nie oznacza to, że macie unikać konfliktów za wszelką cenę. Jest to właściwie niewykonalne, ponieważ konflikt jest naturalną częścią procesu grupowego. Ważne jest to, aby umieć ten konflikt szybko rozwiązać i dojść do porozumienia, a tego nie da się osiągnąć bez otwartej komunikacji swoich potrzeb i zastrzeżeń w bezpiecznej przestrzeni, gdzie nikt się na nikogo nie obraża. Jednym zdaniem: Gaście małe pożary od razu, zanim ogień zajmie większą przestrzeń.
WNIOSKI NA PRZYSZŁOŚĆ
Sformułowanie wniosków na przyszłość pomaga w planowaniu i realizacji przyszłych projektów. Pozwala ono na zaaplikowanie zdobytej wiedzy do ciągłego doskonalenia procesów i działań.
Proces formułowania wniosków
Przeprowadź sesję burzy mózgów z zespołem, aby omówić, co poszło dobrze a co można by było zrobić lepiej.
Zidentyfikuj kluczowe lekcje wynikające z projektu i zaplanuj, jak można je zastosować w przyszłości.
Określ, jakie zmiany w procedurach, planowaniu lub strategii mogą zwiększyć efektywność przyszłych projektów.
I najważniejsze: ZAPISZCIE GDZIEŚ WSZYSTKO CO USTALICIE, ŻEBY MOŻNA BYŁO ŁATWO DO TEGO WRÓCIĆ.
NA TEJ STRONIE
Ocena zaspokojenia potrzeb zewnętrznych
Ocena zaspokojenia potrzeb wewnętrznych
Wnioski na przyszłość
Zapisz się do newslettera!
Będziesz na bieżąco z ważnymi sprawami 💙
Dziękujemy za zainteresowanie!
Właśnie wysłaliśmy Ci maila. Znajdziesz w nim link do potwierdzenia subskrypcji - kliknij go, by dołączyć do naszej społeczności 🤍
