Na początek warto wyjaśnić sobie czym w ogóle jest działanie, które chcecie przygotować. Warsztat to forma uczenia się, w trakcie której aktywnie pracują osoby uczestniczące – wspomagane przez osobę prowadzącą. W głównej mierze chodzi o przeprowadzenie zaangażowanych osób przez proces, w trakcie którego mają zwiększyć poziom lub nabyć konkretne kompetencje (wiedzę, umiejętności i postawy).
I. Co trzeba wiedzieć na starcie
Założenia ideowe
Na dobry warsztat składają się trzy kluczowe czynniki:
wyzwanie - warsztat musi zainteresować osoby uczestniczące tak, by myślały o uczestnictwie w nim jako o wyzwaniu i przygodzie.
możliwości - to, co zostanie poruszone w trakcie warsztatu musi uwzględniać możliwości osób uczestniczących. Zadania i temat muszą być dostosowane do ich kompetencji.
związek - idea i temat muszą w jakiś sposób dotyczyć osób uczestniczących w warsztacie. Muszą czuć się z nim związane.
Potrzebne kompetencje
Do przygotowania i przeprowadzenia warsztatu potrzebujecie kilku kluczowych umiejętności. Z jednej strony będą to podstawowe kompetencje logistyczne, pozwalające na zabezpieczenie takich aspektów jak sala warsztatowa, przerwy kawowe, rekrutacja czy współprace z partnerami. Ponadto, osoby prowadzące warsztat powinny posiadać podstawową wiedzę z zakresu procesów grupowych oraz umiejętności pracy z grupą i moderacji.
Dobre praktyki
Jednodniowe warsztaty
Zasady ważne podczas prowadzenia warsztatu:
traktowanie osób uczestniczących po partnersku - nigdy nie stawiajcie się “wyżej” w hierarchii podczas prowadzenia procesu grupowego. Oczywiście, powinniście/powinnyście zadbać o wyrobienie sobie pewnego autorytetu u osób uczestniczących, ale niech będzie on wynikiem waszych wysokich kompetencji i dobrze przygotowanego warsztatu, a nie narzuconych z góry zasad. Traktujcie osoby uczestniczące z należytym szacunkiem i po prostu po koleżeńsku
stworzenie bezpiecznej przestrzeni opartej na zaufaniu - pamiętajcie, żeby zadbać o włączanie i inkluzywność. Na początku warsztatu poświęćcie chwilę na zbudowanie przyjaznej, bezpiecznej atmosfery, w której każdy będzie czuł się swobodnie. Jeżeli ktoś z jakichkolwiek względów nie chce uczestniczyć w jakiejś części procesu - nie zmuszajcie go/jej do tego. Kiedy planujecie np. ćwiczenia integracyjne, które w jakikolwiek sposób mogą prowadzić do naruszania przestrzeni osobistej osób uczestniczących (np. poprzez łapanie się za ręce), zaznaczcie, że jeżeli ktoś nie czuje się z tym komfortowo to nie musi w nich uczestniczyć, itp.
osoby uczestniczące muszą wiedzieć co się dzieje i co stanie się zaraz - prowadząc warsztat musicie zadbać o to, żeby osoby uczestniczące od początku wiedziały jak wygląda proces i do czego ma je zaprowadzić. Na samym początku przeprowadźcie tzw. “briefing”, czyli krótkie wprowadzenie do tego co się wydarzy, czemu ma to służyć i jaki jest cel. Mini-briefing stosujcie też przed każdym zadaniem, tak żeby, poza wyjaśnieniem co teraz należy zrobić, jasne było też to po co to robimy. Na zakończenie warsztatu proponujemy również wprowadzić tzw. “debriefing” czyli podsumowanie dotyczące tego co się wydarzyło, podczas którego dacie przestrzeń osobom uczestniczącym do podzielenia się swoimi przemyśleniami na temat tego czego się nauczyły.
wszystko ma swój początek i koniec (nawet kosztem czasu) - Dobry proces grupowy jest zamkniętą w klamry całością. Planując scenariusz warsztatu dobrze rozłóżcie warsztat w czasie, tak żeby zdążyć przeprowadzić zarówno wprowadzenie jak i podsumowanie i ewaluację. Jeżeli z jakiegoś powodu macie poślizg, a nie ogranicza Was czas jaki możecie spędzić na sali warsztatowej - lepiej przedłużyć spotkanie, niż zostawić je bez domknięcia.
każde zadanie/część musi wynikać z siebie - Warsztat powinien zachowywać logiczny ciąg. W zależności od postawionego celu, zadania powinny prowadzić od szczegółu do ogółu lub odwrotnie. Zadbajcie o to, żeby każde z nich przybliżało was w przemyślany sposób do uzyskania zakładanego efektu.
ewaluacja, czyli coś o czym nie można zapominać - poza debriefingiem, czyli podsumowaniem efektów uczenia się, nie zapomnijcie o rundce ewaluacyjnej. Istnieje niezliczona ilość metod ewaluacyjnych, które możecie zastosować. Zróbcie to, aby dać osobom uczestniczącym przestrzeń do wyrażenia swojego zdania o przygotowanym przez Was procesie. W najlepszym przypadku będzie to dla Was czas gratyfikacji, kiedy usłyszycie wiele dobrych słów na temat tego co przygotowaliście/przygotowałyście. W najgorszym - otrzymacie bardzo cenne informacje na temat tego co możecie poprawić w przyszłości. Rekomendujemy także stworzenie ankiety ewaluacyjnej dla osób uczestniczących.
Jeżeli dopiero zaczynacie i nie czujecie, że jesteście gotowi/gotowe na prowadzenie warsztatu, a dysponujecie pewnym budżetem - warto zatrudnić zewnętrznego trenera/trenerkę i bacznie przyglądać się temu jak prowadzi zajęcia.
II. Jak się za to zabrać
Umieszczenie działań w czasie i podział zadań
Na tym etapie wiecie już dlaczego, jak, i co robicie - teraz pora na planowanie. Pamiętajcie, że dobrze zaplanowane działanie realizuje się samo, dlatego warto teraz poświęcić na to dużo czasu, ponieważ pozwoli to zaoszczędzić go w przyszłości.
Wylistowanie zadań do każdego działania
Macie przygotowane i opisane działania. Rozbijcie je teraz na konkretne zadania, jakie trzeba w ramach nich wykonać.
Lista zadań
Jednodniowe warsztaty
25 zadań, 5 kategorii. Niektóre zadania mogą być nieadekwatne do Twojego projektu, jeśli na przykład masz już grupę, która będzie brać w nich udział.
Przygotowanie logistyczne warsztatu:
ustalenie jak dużej sali potrzebujemy oraz znalezienie odpowiedniej
ustalenie potrzeb sprzętowych
zapewnienie potrzebnego sprzętu
ustalenie potrzeb w zakresie przekąsek i napojów na przerwy kawowe
zapewnienie przekąsek i napojów na przerwy kawowe
ustalenie potrzeb w zakresie materiałów warsztatowych
zapewnienie materiałów warsztatowych
Przygotowanie merytoryczne warsztatu:
ustalenie scenariusza warsztatu
przygotowanie osób prowadzących warsztat
Nawiązanie współpracy z partnerami:
określenie, czego chcemy od partnerów
znalezienie kontaktu do partnerów
przygotowanie materiałów informacyjnych dla partnerów
wysłanie maila / telefon do partnerów
umówienie się na wizytę w partnerów
spotkanie z partnerami
Komunikacja zewnętrzna i rekrutacja osób uczestniczących:
przygotowanie strategii komunikacji i promocji
stworzenie formularza zgłoszeniowego
realizacja strategii komunikacji i rozpoczęcie rekrutacji
wybór osób uczestniczących
przygotowanie infopacka dla osób uczestniczących
wysłanie infopacka osobom uczestniczącym
Realizacja warsztatu:
przygotowanie sali warsztatowej
rejestracja osób uczestniczących
realizacja scenariusza warsztatu
posprzątanie oraz oddanie sali warsztatowej
Zgrupowanie zadań w obszary odpowiedzialności (dość szerokie)
Jak na pewno sami zauważyliście, zadania w różnych działaniach czasem się powtarzają lub są do siebie podobne. Zgrupujcie je teraz w kategorie. Pamiętajcie, aby obszary nie były zbyt wąskie ani zbyt szerokie.
PRZYKŁAD
Sposób podziału zadań na obszary odpowiedzialności
4 obszary
obszar 1: Partnerstwa i współprace
Obejmuje zadania z działu: Nawiązanie współpracy z partnerami
obszar 2: Marketing i promocja
Obejmuje zadania z grup: Komunikacja zewnętrzna i rekrutacja osób uczestniczących
obszar 3: Logistyka
Obejmuje zadania z działu: Przygotowanie logistyczne warsztatu
obszar 4: Merytoryka
Obejmuje zadania związane z: Przygotowanie merytoryczne warsztatu i realizacja warsztatu
Rozpisanie zadań w czasie (Gantt)
Spróbujcie teraz umieścić wszystkie wygenerowane zadania na osi czasu. Przydatne będzie narzędzie Diagram Gantta.
NARZĘDZIE
Diagram Gantta
Diagram Gantta to narzędzie używane do planowania i śledzenia postępu projektów. Wyobraź sobie, że masz wielką tablicę, na której są zaznaczone dni lub tygodnie. Na tej tablicy umieszczasz różne paski, które reprezentują różne zadania potrzebne do wykonania projektu. Każdy pasek pokazuje, kiedy dane zadanie się zaczyna, jak długo trwa i kiedy się kończy. Dzięki temu można łatwo zobaczyć, co trzeba zrobić, kiedy to się dzieje i jak poszczególne zadania są ze sobą powiązane. Diagram Gantta pomaga zespołom w organizacji pracy, umożliwia łatwe śledzenie postępów i pomaga w utrzymaniu projektu na odpowiednim kursie do zakończenia. Wzór Diagramu Ganta znajdziesz na przykład w Google Sheets.
Podział odpowiedzialności za obszary zadań
Na sam koniec zobaczcie swój plan, przeanalizujcie, czy na pewno nic tam nie brakuje, a na koniec podzielcie się w zespole odpowiedzialnością za dane obszary działań (sugerujemy Wam dzielenie się nie zadaniami, a całymi obszarami). Weźcie pod uwagę kompetencje oraz możliwości czasowe danych osób w zespole.
PRZYKŁAD
Przypisanie osób z zespołu do obszarów odpowiedzialności
Partnerstwa i współprace
Jan Kowalski
Marketing i promocja
Ania Kowalska
Logistyka
Adam Kwiatkowski
Merytoryka
Katarzyna Kwiatkowska
Budżet
Ostatnim elementem planowania logistycznego jest stworzenie budżetu. Na podstawie zaplanowanych działań przygotujcie zestawienie wszystkich kosztów jakie poniesiecie w ramach działania.
III. Ważne sprawy w trakcie realizacji
Remanent zasobów:
Udało Wam się zaplanować warsztat. Wiecie jakie zadania musicie wykonać i o co trzeba zadbać. Wiecie też ile potrzebujecie na to pieniędzy. Teraz powinniście na to spojrzeć i ocenić na ile jesteście w stanie zrealizować ten plan. Zastanówcie się czy czegoś Wam brakuje? Czy potrzebujecie zewnętrznego trenera/trenerki, która poprowadzi warsztat? Czy potrzebujecie dodatkowej kasy na przekąski i napoje? Czy potrzebujecie większej niż zakładaliście sali warsztatowej? Zadajcie sobie podobne pytania do każdego z obszarów i określcie w jakim stopniu jesteście gotowi/gotowe do realizacji oraz czy czegoś jeszcze potrzebujecie. Jeżeli okaże się, że czegoś Wam brakuje, zastanówcie się jak możecie to zdobyć i uwzględnijcie ten proces w swoim planie.
PRZYKŁAD
Wyzwanie: “Chyba jednak potrzebujemy pomocy zewnętrznego trenera/trenerki, która przygotuje dobry scenariusz i poprowadzi warsztat”
Rozwiązanie: Uwzględnić w planie nowe zadania w obszarze Partnerstwa i współprace:
określenie jakiej osoby potrzebujemy,
research wśród znajomych lub w innych miejscach
napisanie ogłoszenia
rekrutacja trenera/trenerki
ustalenie zasad współpracy
PRZYKŁAD
Wyzwanie: “Sala w szkole może być za mała i za słabo wyposażona, potrzebujemy czegoś większego, z dostępem do projektora i ekranu”
Rozwiązanie: Uwzględnić w planie nowe zadania w obszarze Logistyka:
ustalenie potrzeb
research sal warsztatowych
kontakt z właścicielem/wynajmującym
ustalenie zasad współpracy i rezerwacja terminu
o czym pamiętać
Na tym etapie powinniście już doskonale wiedzieć co robić. Żeby jeszcze mocniej naprowadzić Was na właściwe tory, przygotowaliśmy dla Was kilka instrukcji jak pracować w poszczególnych obszarach:
Logistyka
Rezerwujcie salę z dużym wyprzedzeniem. Najlepiej jeżeli uda Wam się “dogadać” z lokalnym domem kultury, szkołą czy urzędem miasta, żeby udostępnili Wam takie miejsce za darmo. Pamiętajcie o wcześniejszym uzgodnieniu zasad współpracy - najlepiej za pomocą umowy. Upewnijcie się też czy sala jest dobrze oświetlona i wystarczająco duża, na sali jest odpowiednia ilość krzeseł i stołów oraz czy jest możliwość modyfikowania jej układu (tzn. czy na przykład stoły nie są na stałe zamocowane w jakimś miejscu). Odradzamy prowadzenia warsztatów w salach w układzie teatralnym, czyli takim, gdzie jest jakaś scena i widownia, i nie da się go zmodyfikować.
Sporządźcie sobie listę potrzebnego sprzętu z odpowiednim wyprzedzeniem. Zadbajcie o każdy szczegół i ustalcie co macie zapewnione w ramach wynajmu sali, a co musicie zdobyć sami.
Planując zakupy na przerwy kawowe zadbajcie zarówno o przekąski słodkie jak i słone oraz o mleko do kawy
Sporządźcie listę materiałów warsztatowych po konsultacji z osobami prowadzącymi warsztat, dopytajcie o specyficzne informacje dotyczące ich potrzeb, a najlepiej poproście je o wypisanie tego czego potrzebują, a następnie zamówcie to na Allegro lub kupcie w sklepie papierniczym.
Merytoryka
Głównym zadaniem w tym obszarze jest przygotowanie scenariusza warsztatu. Oto co powinno się w nim znaleźć:
opis warsztatu - czyli opis idei stojącej za warsztatem (dlaczego uważamy, że należy go przeprowadzić?)
cele warsztatu - każdy warsztat ma swoje unikatowe cele, najczęściej ograniczające się do zwiększenia lub nabycia konkretnych kompetencji. Pamiętajcie, że cel jest najważniejszy.
osoby uczestniczące - opiszcie kim są osoby w nim uczestniczące (opis grupy docelowej) oraz jaka jest ich dokładna liczba.
czas trwania - ile będą trwały poszczególne części, a i ile całość. Bez tej wiedzy nie jesteśmy w stanie przewidzieć, ile potrzebujemy czasu na jego przeprowadzenie.
metody i materiały - każdy scenariusz musi zawierać listę materiałów, których będziemy potrzebować, a także opis metod, które wykorzystamy w jego trakcie.
program - czyli w końcu opis tego co ma się wydarzyć - krok po kroku.
Jeżeli to nie wy będziecie pracować z grupą to ważnym zadaniem jest również spotkanie z osobą za to odpowiedzialną, ustalenie zasad współpracy oraz upewnienie się, że taka osoba dobrze rozumie to co chcecie osiągnąć za pomocą warsztatu.
Marketing i Promocja
Przygotowując strategię komunikacji i promocji zastanówcie się jakimi kanałami dysponujecie i jakie grupy docelowe chcecie adresować. Postarajcie się dobrać jak najlepsze sposoby dotarcia do profilu osób, do których chcecie, aby trafiła informacja.
Dobrze rozplanujcie w czasie komunikaty jakie wysyłacie. Najlepiej jeżeli grupa docelowa spotka się z komunikatem o warsztacie nie raz, nie dwa, ale kilka lub kilkanaście i to w różnych kanałach. W tym kontekście nic nie jest tak ważne jak regularność.
Przygotowując formularz rekrutacyjny zapytajcie o dane osobowe, ale również kontaktowe takie jak telefon i mail. Pamiętajcie też o zgodach wymaganych przez RODO.
Zawsze rekrutujcie kilka osób więcej niż przewidujecie miejsc. Doświadczenie pokazało nam, że jeżeli organizuje się darmowe wydarzenia, to ludzie często nie przychodzą na nie w ostatniej chwili. Lepiej, żeby było 3 osoby więcej, niż żeby brakowało pięciu.
W kontakcie z osobami uczestniczącymi, które zostały zrekrutowane, bądźcie wyrozumiali/wyrozumiałe. Musicie mieć świadomość, że te osoby nie wiedzą nic, albo wiedzą niewiele o tym co planujecie, więc mogą zadawać “głupie” z waszej perspektywy pytania. Nigdy nie pozwólcie, żeby poczuły się przez was w jakikolwiek sposób wyśmiane lub żeby zostały niezaopiekowane.
Wysyłając infopack pamiętajcie aby był on jasny, przejrzysty i przyjemny w odbiorze, a także żeby zawierał wszelkie niezbędne informacje zarówno logistyczne jak i te dotyczące przygotowania merytorycznego.
Partnerstwa i Współprace
Przed rozpoczęciem szukania partnerów dokładnie określcie czego od nich potrzebujecie. Zastanówcie się również nad tym co możecie im zaoferować w zamian. Może będzie to wzmianka w social mediach? Może ustawienie roll-upa partnera na sali warsztatowej? Dobrze mieć spisane te propozycje wcześniej.
Szukając partnerów kierujcie się nie tylko tym na ile są oni w stanie Wam pomóc, ale również tym czym się zajmują, w szczególności jeżeli są to firmy. Pamiętajcie, że bardzo łatwo jest stracić dobry wizerunek nawiązując współpracę z podmiotami, które mogą “mieć coś za uszami”.
Przygotowując materiały dla partnerów zadbajcie o to, żeby nie były one przeładowane i dobrze tłumaczyły na czym polega Wasze działanie. Jeżeli będziecie wysyłać je mailem to pamiętajcie, żeby czytająca go osoba bardzo szybko i łatwo była w stanie zorientować się co planujecie i jak widzicie zaangażowanie partnera. Najlepiej jeżeli stworzycie i wyślecie im dosłownie kilka slajdów prezentacji, albo nawet jeden one-pager, z najważniejszymi informacjami o warsztacie. Pozostałe kwestie warto przedstawić i omówić już na spotkaniu “w cztery oczy”.
Mechanizm samokontroli
Brawo! Macie już wszystko czego potrzebujecie żeby zacząć realizować wasze działanie. Teraz najważniejsze jest to, żeby monitorować postępy i reagować na problemy. W tym celu proponujemy Wam rozwiązanie polegające na cyklicznych spotkaniach ewaluacyjnych. Wybierzcie wśród siebie jedną osobę, która będzie koordynatorem/koordynatorką działania. Jej zadaniem będzie prowadzenie np. co tygodniowych spotkań podczas których osoby odpowiedzialne za dane obszary zadań będą mogły opowiedzieć o tym jak idą przygotowania oraz powiedzieć czy potrzebują jakiejś pomocy. Takie rozwiązanie pozwoli Wam na wspólne pochylenie się nad pojawiającymi się problemami oraz zapewni dobry przepływ informacji w zespole.
Trzymamy za Was kciuki! Powodzenia!
IV. Przykład
CASE STUDY
Warsztat otwierający projekt “Przestrzeń młodych: wyzwania ekologiczne”
CEL SPOTKANIA
Fundacja ważne sprawy rozpoczęła projekt edukacyjny, w ramach którego grupy młodych ludzi z Warszawy i okolic dyskutowały o priorytetach UE dla młodego pokolenia. Pierwszym tematem, który wzięliśmy na tapet, były wyzwania ekologiczne. Chcieliśmy, by osoby zainteresowane tym samym problemem mogły się poznać, zintegrować, porozmawiać o najbardziej interesujących ich problemach ekologicznych, a także zyskać wartościową wiedzę na ten temat.
GRUPA DOCELOWA
Osoby w wieku 16 - 30 lat, mieszkające w Warszawie i okolicach, zainteresowane tematami okołoklimatycznymi i ekologicznymi.
Osoba ekspercka:
Izabela Zygmunt, Specjalistka ds. Semestru Europejskiego i Europejskiego Zielonego Ładu (Przedstawicielstwo KE w Polsce)
Proces przygotowań:
Ustalenie celu spotkania
Opis grupy docelowej
Przygotowanie harmonogramu spotkania - tak, by był możliwie jak najbardziej angażujący i ciekawy dla grupy docelowej.
Decyzja o zaproszeniu osoby eksperckiej.
Opracowanie potrzeb związanych z wystąpieniem osoby eksperckiej (zależało nam na osobie, która mogłaby przybliżyć politykę klimatyczną UE).
Opracowanie potrzeb związanych z wystąpieniem osoby eksperckiej (zależało nam na osobie, która mogłaby przybliżyć politykę klimatyczną UE).
Opracowanie potencjalnej listy osób eksperckich, które chcemy zaprosić do udziału w wydarzeniu.
Wybór osoby trenerskiej, która z ramienia naszej organizacji poprowadzi warsztat.
Przygotowanie scenariusza warsztatu (także części integracyjnej oraz dyskusyjnej).
Rezerwacja przestrzeni.
Utworzenie planu komunikacji rekrutacji na warsztat oraz materiałów promocyjnych wydarzenia.
Opracowanie formularza rekrutacji.
Przygotowanie opisu wydarzenia oraz prośby o przygotowanie wystąpienia dot. polityki klimatycznej UE i wysłanie zaproszenia do osoby eksperckiej z ramienia Przedstawicielstwa KE w Polsce.
Potwierdzenie udziału osoby eksperckiej i ustalenie szczegółów wystąpienia.
Promocja wydarzenia w mediach społecznościowych.
Zamówienie materiałów warsztatowych, potrzebnych do przeprowadzenia warsztatu.
Zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za fotorelację.
Przygotowanie prezentacji multimedialnej dla osoby trenerskiej prowadzącej warsztat.
Kontakt z osobami zapisanymi do udziału w warsztacie, w celu przekazania im szczegółów logistycznych i merytorycznych.
Zakup materiałów na przerwę kawową.
Przeprowadzenie warsztatu.
Podsumowanie wydarzenia (podziękowania mailowe, ankieta ewaluacyjna oraz kontakt z osobą ekspercką, opłacenie faktury za przestrzeń warsztatową).
Udostępnienie relacji w mediach społecznościowych.
