Dyskusja panelowa to po prostu rozmowa jednak mająca swój scenariusz i wcześniej określone cele. Zazwyczaj dyskusja panelowa złożona jest z dwóch części:

W rozmowie panelowej chodzi o ciekawą rozmowę w trakcie, której osoby jej słuchające:

Jej głównym celem jest stworzenie takiej przestrzeni, w której osoby zaproszone będą mogły swobodnie podzielić się swoją wiedzą, doświadczeniem czy informacjami, a także ze sobą porozmawiać.

Potrzebne kompetencje będą zależały od Twojej roli. Jeśli jesteś osobą odpowiedzialną tylko i wyłącznie za organizację potrzebujesz kompetencji związanych z zarządzeniem, planowanie i kontaktem z zaproszonymi osobami i osobami uczestniczącymi, promocją wydarzenia.

Sprawa komplikuje się wtedy gdy masz jeszcze przeprowadzić dyskusję panelową. W takiej sytuacji powinnaś/eś nie bać się rozmawiać z innymi w sytuacji publicznej. Moderowanie rozmowy nie jest najprostszą rzeczą na świecie, ale też nie najtrudniejszą. Jeśli nie masz dużego doświadczenia lub nie masz go wcale pamiętaj, że to co ułatwia życie to dobrze opracowany plan na rozmowę (jeśli chcesz czuć się super bezpiecznie możesz stworzyć sobie listę przykładowych pytań, które będzie można zadać w trakcie rozmowy). 

Dodatkowo warto podzielić się swoim pomysłem na rozmowę z innymi osobami, a nawet przeprowadzić z nimi próbę. Pamiętaj nikt jeszcze nie urodził się moderatorem/ką a pewności siebie w prowadzeniu rozmowy, a także szybkiej rekacji na to co mówią osoby w trakcie panelu uczysz się w praktyce.

Planowanie spotkania może na pierwszy rzut oka wydawać się prostym i niezbyt czasochłonnym zadaniem. Jednakże, w rzeczywistości wymaga ono znacznego okresu przygotowań, głównie z powodu konieczności komunikacji z zaproszonymi gośćmi. Dlatego istotne jest, aby zacząć organizację z odpowiednim wyprzedzeniem.

Jak na pewno sami zauważyliście, zadania w różnych działaniach czasem się powtarzają lub są do siebie podobne. Zgrupujcie je teraz w kategorie. Pamiętajcie, aby obszary nie były zbyt wąskie ani zbyt szerokie.

Spróbuj teraz umieścić wszystkie wygenerowane zadania na osi czasu. Przydatne będzie narzędzie Diagram Gantta.

Na sam koniec zobaczysz swój plan, przeanalizuj, czy na pewno nic tam nie brakuje, a na koniec podziel się w zespole odpowiedzialnością za dane obszary działań (sugerujemy dzielenie się nie zadaniami, a całymi obszarami). Weź pod uwagę kompetencje oraz możliwości czasowe danych osób w zespole.

Ostatnim elementem planowania logistycznego jest stworzenie budżetu. Jak widzisz, w zależności od przyjętego przez Ciebie formatu wydarzenia, możecie poradzić sobie bezkosztowo, ale można też sporo zainwestować w to przedsięwzięcie (wynajem przestrzeni, sprzęt, streaming, przerwa kawowa, wynagrodzenie prelegenta). Na podstawie zaplanowanych działań przygotujcie zestawienie wszystkich kosztów, jakie poniesiecie w ramach działania.

Macie już wstępny plan na wydarzenie, znacie swój budżet, podzieliliście się zadaniami, wszystko wygląda naprawdę nieźle. A teraz spójrzcie na to, czym dysponujecie, jak najchłodniej, krytycznie. Czy wystarczy Wam czasu, pieniędzy, czy na spotkaniu pojawi się wystarczająca liczba osób, czy Wasz zespół ma wystarczające doświadczenie i przygotowanie, żeby je przeprowadzić? Oczywiście nie chodzi o zaniżanie swojego potencjału, tylko o jego racjonalną ocenę. To ostatni moment na dostrzeżenie, gdzie potrzeba przyłożyć więcej pracy i starań. Spójrzcie pojedynczo na każdy z obszarów. Jeśli zauważycie, że coś nie gra, zastanówcie się nad możliwymi scenariuszami poprawy. Co można zrobić, żeby odpowiedzieć na problem?

Na tym etapie powinniście już doskonale wiedzieć co robić. Żeby jeszcze mocniej naprowadzić Was na właściwe tory, przygotowaliśmy kilka instrukcji, jak pracować w poszczególnych obszarach:

To najważniejszy moment w ramach przygotowań. Nie należy go bagatelizować. Poświęćcie wystarczająco dużo czasu na to, żeby zadać sobie ważne pytania: Czy to spotkanie rzeczywiście jest potrzebne? Dlaczego? Kto będzie nim zainteresowany? Jaką wartość wniesie ono do życia osób uczestniczących? Jak najlepiej wykorzystać obecność zaproszonej osoby? Jak zachęcić ją do wzięcia udziału w spotkaniu, dlaczego będzie ono dla niej atrakcyjne? Jak sprawić, żeby przebieg wydarzenia był ciekawy?
Wyobraźcie sobie, że jesteście po stronie osób, które mają przyjść na wydarzenie. Spróbujcie pomyśleć, czego taka osoba może oczekiwać, co zachęci ją do udziału w spotkaniu, czy będzie się na nim dobrze bawić. To pomoże Wam stworzyć atrakcyjną listę potencjalnych gości oraz wybrać najciekawszy format wydarzenia.

Głównym zadaniem w tym obszarze jest przygotowanie scenariusza warsztatu. Oto co powinno się w nim znaleźć:

W zależności od formuły spotkania możemy zdecydować się na różne formy ewaluacji wydarzenia:

Brawo! Macie już wszystko czego potrzebujecie, żeby zacząć realizować wasze działanie. Teraz najważniejsze jest to, żeby monitorować postępy i reagować na problemy. W tym celu proponujemy Wam rozwiązanie polegające na cyklicznych spotkaniach ewaluacyjnych. Wybierzcie wśród siebie jedną osobę, która będzie koordynatorem/koordynatorką działania. Jej zadaniem będzie prowadzenie np. cotygodniowych spotkań, podczas których osoby odpowiedzialne za dane obszary zadań będą mogły opowiedzieć o tym, jak idą przygotowania oraz powiedzieć, czy potrzebują jakiejś pomocy. Takie rozwiązanie pozwoli Wam na wspólne pochylenie się nad pojawiającymi się problemami oraz zapewni dobry przepływ informacji w zespole.

Trzymamy za Was kciuki! Powodzenia!