Spotkanie z udziałem ekspertów i/lub decydentek to kategoria, która powstała w oparciu o gościa, z którym chcemy porozmawiać. Takie spotkanie może jednak przyjąć bardzo różne formy - możemy spotkać się z osobą ekspercką w bardzo małym gronie, żeby załatwić ważną dla nas sprawę, możemy przeprowadzić moderowaną rozmowę z mieszkańcami (która zakłada aktywny udział kilkunastu - kilkudziesięciu osób), możliwy jest też wykład lub przemówienie decydentki, którego słuchać mogą setki osób. Sednem organizacji takich wydarzeń jest jednak to, że z jakiegoś powodu uznajemy, że warto umożliwić pewnej grupie osób spotkanie z wybraną przez nas ekspertką lub decydentem, żeby czegoś się od nich dowiedzieć lub coś im przekazać.
I. Co trzeba wiedzieć na starcie
Założenia ideowe
Przy organizacji takiego spotkania warto pamiętać o kilku kluczowych sprawach:
zaproszona przez nas osoba musi rzeczywiście przekazywać wartość grupie, z którą ma porozmawiać (musi zajmować się ważnym dla grupy tematem, mieć wpływ na jej życie itp.)
zaproszona osoba musi dokładnie wiedzieć, na co się zgadza - jak będzie przebiegało spotkanie, czego od niej oczekujemy, na czym najbardziej nam zależy,
najłatwiej jest zaciekawić ludzi wydarzeniem, jeśli ich rola będzie aktywna (absolutnie najlepiej, gdyby była równa, i gdyby czuli, że są tak samo ważni, jak ekspertka czy decydent); dobrze, gdyby mogli zadać pytanie, zrobić sobie zdjęcie, wypowiedzieć się na forum,
do prowadzenia takiego spotkania należy dobrze się przygotować; warto zapoznać się z najważniejszymi wywiadami z zaproszoną osobą, jej artykułami, opublikowanymi tekstami, wypowiedziami, programem, mediami społecznościowymi (szczególnie, jeśli moderujemy spotkanie),
do prowadzenia takiego spotkania należy dobrze się przygotować; warto zapoznać się z najważniejszymi wywiadami z zaproszoną osobą, jej artykułami, opublikowanymi tekstami, wypowiedziami, programem, mediami społecznościowymi (szczególnie, jeśli moderujemy spotkanie),
warto zadbać o regulamin spotkania lub zasady, które obowiązują w trakcie jego trwania tak, by zadbać o kulturę rozmowy i bezpieczną przestrzeń do wyrażania swoich przekonań przez wszystkie osoby uczestniczące.
Potrzebne kompetencje
Aby przeprowadzić spotkanie z osobą decydencką lub ekspercką, potrzeba nam przede wszystkim podstawowych umiejętności logistycznych (w celu wynajmu i zaaranżowania przestrzeni). W przypadku potrzeby dodatkowego nagłośnienia, oświetlenia czy streamingu wydarzenia, przydadzą się też kompetencje techniczne. W celu kontaktu z zaproszoną osobą i zapewnienia jej udziału, potrzebna jest sprawna komunikacja. Pozostałe kompetencje uzależnione są od formy spotkania - jeśli nasz zespół będzie moderował dyskusję, potrzebne jest doświadczenie w prowadzeniu rozmów, jeśli spotkanie odbędzie się w małym gronie, przydadzą się umiejętności negocjacyjne i autoprezentacji, a jeśli chcemy zapewnić liczną widownię, przyda się pomoc osoby kompetentnej w zakresie prowadzenia promocji offline i online.
Dobre praktyki
Organizacja spotkania z udziałem ekspertów/ek i decydentów/ek
Nie musimy mieć “prywatnych kontaktów” z daną osobą, żeby móc do niej dotrzeć. Prawie do każdego eksperta czy decydentki można znaleźć adres mailowy w Internecie - jeśli nie bezpośredni, to do sekretariatu, biura czy asystenta. Warto próbować, przypominać się mailowo czy telefonicznie (oczywiście nie będąc zbyt nachalnymi).
Wysyłając zaproszenie, pamiętajmy o podaniu bardzo dokładnego opisu wydarzenia. Napiszmy co najmniej o tym: - kim jesteśmy, - czym się zajmujemy, - na kiedy planowane jest spotkanie i gdzie się odbędzie, - jaką formułę spotkania chcemy przyjąć, - dlaczego organizujemy spotkanie, - dlaczego chcemy zaprosić akurat tę osobę (jaką wartość wniesie?), - kto jeszcze będzie uczestniczyć w wydarzeniu, - o czym chcemy porozmawiać. Jeśli takimi dysponujemy, warto też załączyć materiały informacyjne - stronę internetową organizacji, prezentację o wydarzeniu, cokolwiek, co dostarczy więcej szczegółów o spotkaniu w ciekawej formie.
Nie zrażajmy się, jeśli osoba, którą chcemy zaprosić, odmówi - oczywiście, gdy mowa tu o spotkaniu z Prezydentką Miasta, ciężko jest znaleźć zastępstwo (choć ostatecznie zawsze można spróbować poprosić o udział Wiceprezydenta!), ale eksperci i ekspertki są zazwyczaj “zastępowalni”. Chodzi o to, że odmowy zdarzają się często, i zazwyczaj nie jest to nasza wina. Trzeba być na to przygotowanym i zapewnić sobie zapas czasowy, żeby zdążyć zareagować i na ten sam termin zaprosić inną osobę.
Z osobą, która przyjęła nasze zaproszenie, należy ustalić szczegóły wydarzenia - jak dokładnie będzie ono przebiegać, jak warto się do niego przygotować, czego oczekujemy, kto pojawi się na widowni lub jaka grupa będzie uczestniczyć w spotkaniu, jakie pytania przewidujemy. To zwiększa komfort, zaufanie i buduje dobrą relację między organizatorem a zapraszaną osobą, a także wpływa pozytywnie na jakość spotkania.
Spotkanie powinno mieć swój harmonogram i scenariusz, nawet, jeśli byłyby one stworzone wyłącznie na wewnętrzny użytek - organizator lub organizatorka musi znać przebieg wydarzenia minuta po minucie, by uniknąć chaosu.
To bardzo ważne, żeby zadbać o dobre samopoczucie osób uczestniczących w spotkaniu: zarówno eksperta czy decydentki, jak i osób uczestniczących. Ważne, żeby wszyscy wiedzieli, czego się spodziewać (warto więc zadbać o prostą, przejrzystą komunikację przed wydarzeniem), czuli się dobrze przygotowani, wiedzieli, jak dotrzeć na miejsce i odnaleźć się w przestrzeni, ufali prowadzącemu lub prowadzącej, że kontroluje sytuację i dobrze wie, co zaraz się wydarzy, ale też mogli wziąć czynny udział w spotkaniu, czuli się tam ważni, docenieni i usłyszeli od organizatora słowa podziękowania (w końcu nie musieli się tam pojawić - warto to docenić!)
Dbanie o atmosferę to nie wszystko. Jeśli ktoś narusza zasady ustalone na początku spotkania, zachowuje się w sposób krzywdzący lub okazuje brak szacunku, należy zareagować poprzez upomnienie, zablokowanie krzywdzących wypowiedzi czy zachowań, a nawet wyproszenie danej osoby z przestrzeni spotkania.
Po zakończeniu spotkania koniecznie należy skontaktować się raz jeszcze z osobą, która była naszym gościem lub gościnią - wystarczy telefon lub mail z podziękowaniem i krótkim podsumowaniem wydarzenia. To kończy współpracę w dobrym tonie.
II. Jak się za to zabrać
Umieszczenie działań w czasie i podział zadań
Organizacja samego spotkania wydaje się być dość prostym i niespecjalnie czasowo angażującym przedsięwzięciem, jednak wbrew pozorom wymaga dość długiego czasu przygotowań - głównie ze względu na czynnik zewnętrzny, jakim jest kontakt z zapraszaną osobą. Dlatego warto zacząć myśleć o nim z odpowiednim wyprzedzeniem.
Wylistowanie zadań do każdego działania
Lista zadań
Spotkania z udziałem ekspertów/ek i decydentów/ek
35 zadań, 6 kategorii
Przygotowanie koncepcji wydarzenia:
Konsultacje z osobami potencjalnie zainteresowanymi udziałem w wydarzeniu (jakie są ich potrzeby? z kim chcą się spotkać? co chcą wyciągnąć ze spotkania?)
Przygotowanie listy potencjalnych osób, do których warto skierować zaproszenie
Wybór formatu spotkania
Ustalenie jego ramowego przebiegu
Logistyka wydarzenia:
Ustalenie budżetu do dyspozycji (o ile jest konieczny)
Kontakt z potencjalnymi przestrzeniami, w których może odbyć się wydarzenie (chyba, że decydujemy się na spotkanie online)
Rezerwacja miejsca
Ustalenie zapotrzebowania technicznego (oświetlenie, nagłośnienie, streaming, platforma do spotkania online)
Przygotowanie sali przed samym wydarzeniem
Posprzątanie i zwrot przestrzeni po jego zakończeniu
Zaproszenia do osób eksperckich / decydenckich:
Przygotowanie treści maila, informującego o szczegółach organizowanego spotkania
Przygotowanie ewentualnych załączników do maila
Ustalenie listy potencjalnych osób, które chcemy zaprosić, i ponumerowanie ich według priorytetu
Ustalenie sposobu kontaktu do osoby z góry listy
Wysyłka zaproszenia wraz z ustalonym terminem oczekiwania na odpowiedź
Regularne przypomnienia
Jeśli zaproszona osoba nie odpowiedziała w terminie mimo przypomnień lub odmówiła udziału, pytamy ją o możliwość zastępstwa (jeśli zależy nam bardziej na tym, żeby pojawił się ktoś reprezentujący daną instytucję, np. urząd miasta, niż na konkretnej osobie) lub wysyłamy zaproszenie do kolejnej osoby z listy
Komunikacja wydarzenia:
Wybór kanałów / sposobów promocji wydarzenia
Przygotowanie materiałów graficznych promujących wydarzenie
Przygotowanie systemu zapisów (jeśli ważne jest monitorowanie liczby zainteresowanych osób); pamiętajmy o RODO!
Publikacja materiałów (ważna jest kreatywność - mogą to być plakaty, posty na Instagramie, ale też informacje na grupkach na Facebooku, wiadomości prywatne, prośby o udostępnienie przez rozpoznawalne osoby, apele w szkołach etc.) i linku do systemu zapisów
Przekazanie zapisanym osobom szczegółów spotkania
Przypominanie zapisanym osobom o wydarzeniu
Zapewnienie relacji fotograficznej z wydarzenia
Publikacja materiałów podsumowujących spotkanie (po wydarzeniu)
Merytoryczne przygotowanie do wydarzenia:
Ustalenie celu spotkania
Ustalenie formatu, który pozwoli osiągnąć cel wydarzenia
Wybór głównego tematu spotkania
Wybór osób odpowiedzialnych za prowadzenie spotkania
Przygotowanie scenariusza spotkania
Kontakt osób odpowiedzialnych za prowadzenie spotkania z zaproszoną osobą w celu ustalenia jego szczegółów (np. propozycji zadawanych pytań)
Podsumowanie spotkania:
Ustalenie sposobu podsumowania spotkania (w jaki sposób dowiemy się, czy osiągnęliśmy swój cel?)
Przygotowanie materiałów niezbędnych do uzyskania informacji zwrotnej o sukcesie spotkania (np. ankieta ewaluacyjna dla osób uczestniczących, lista pytań do zaproszonej osoby, którą otrzyma po zakończeniu wydarzenia)
Przeprowadzenie podsumowania
Wyciągnięcie wniosków na przyszłość
Zgrupowanie zadań w obszary odpowiedzialności (dość szerokie)
Jak na pewno sami zauważyliście, zadania w różnych działaniach czasem się powtarzają lub są do siebie podobne. Zgrupujcie je teraz w kategorie. Pamiętajcie, aby obszary nie były zbyt wąskie ani zbyt szerokie.
PRZYKŁAD
Sposób podziału zadań na obszary odpowiedzialności
4 obszary
obszar 1: Relacje
Obejmuje zadania z działu: Zaproszenia do osób eksperckich / decydenckich
obszar 2: Marketing i promocja
Obejmuje zadania z grup: komunikacja i promocja
obszar 3: Logistyka
Obejmuje zadania z działu: przygotowanie logistyczne spotkania
obszar 4: Merytoryka
Obejmuje zadania związane z ustaleniem koncepcji wydarzenia, przygotowaniem do wydarzenia i podsumowaniem spotkania
Rozpisanie zadań w czasie (Gantt)
Spróbujcie teraz umieścić wszystkie wygenerowane zadania na osi czasu. Przydatne będzie narzędzie Diagram Gantta.
NARZĘDZIE
Diagram Gantta
Diagram Gantta to narzędzie używane do planowania i śledzenia postępu projektów. Wyobraź sobie, że masz wielką tablicę, na której są zaznaczone dni lub tygodnie. Na tej tablicy umieszczasz różne paski, które reprezentują różne zadania potrzebne do wykonania projektu. Każdy pasek pokazuje, kiedy dane zadanie się zaczyna, jak długo trwa i kiedy się kończy. Dzięki temu można łatwo zobaczyć, co trzeba zrobić, kiedy to się dzieje i jak poszczególne zadania są ze sobą powiązane. Diagram Gantta pomaga zespołom w organizacji pracy, umożliwia łatwe śledzenie postępów i pomaga w utrzymaniu projektu na odpowiednim kursie do zakończenia. Wzór Diagramu Ganta znajdziesz na przykład w Google Sheets.
Podział odpowiedzialności za obszary zadań
Na sam koniec zobaczcie swój plan, przeanalizujcie, czy na pewno nic tam nie brakuje, a na koniec podzielcie się w zespole odpowiedzialnością za dane obszary działań (sugerujemy Wam dzielenie się nie zadaniami, a całymi obszarami). Weźcie pod uwagę kompetencje oraz możliwości czasowe danych osób w zespole.
Budżet
Ostatnim elementem planowania logistycznego jest stworzenie budżetu. Jak widzicie, w zależności od przyjętego przez Was formatu wydarzenia, możecie poradzić sobie bezkosztowo (wydarzenie online), ale można też sporo zainwestować w to przedsięwzięcie (wynajem przestrzeni, sprzęt, streaming, przerwa kawowa, wynagrodzenie prelegenta). Na podstawie zaplanowanych działań przygotujcie zestawienie wszystkich kosztów, jakie poniesiecie w ramach działania.
III. Ważne sprawy w trakcie realizacji
Remanent zasobów:
Macie już wstępny plan na wydarzenie, znacie swój budżet, podzieliliście się zadaniami, wszystko wygląda naprawdę nieźle. A teraz spójrzcie na to, czym dysponujecie, jak najchłodniej, krytycznie. Czy wystarczy Wam czasu, pieniędzy, czy na spotkaniu pojawi się wystarczająca liczba osób, czy Wasz zespół ma wystarczające doświadczenie i przygotowanie, żeby je przeprowadzić? Oczywiście nie chodzi o zaniżanie swojego potencjału, tylko o jego racjonalną ocenę. To ostatni moment na dostrzeżenie, gdzie potrzeba przyłożyć więcej pracy i starań. Spójrzcie pojedynczo na każdy z obszarów. Jeśli zauważycie, że coś nie gra, zastanówcie się nad możliwymi scenariuszami poprawy. Co można zrobić, żeby odpowiedzieć na problem?
PRZYKŁAD
Wyzwanie: “Obawiam się, że nie znamy się tak dobrze na grafice komputerowej, żeby przygotować profesjonalne posty informujące o wydarzeniu”
Rozwiązanie: Znajdźcie czas na poszukiwania pomocnej dłoni do zespołu “Marketing i promocja”, np. ogłaszając call na wolontariusza w szkołach artystycznych, wśród znajomych, w ośrodkach kultury itd.
Lista zadań
określenie, jakich kompetencji potrzebujecie,
napisanie ogłoszenia,
research wśród znajomych, przekazanie informacji do miejsc, w których kształcą się osoby zainteresowane grafiką,
rekrutacja wolontariusza / wolontariuszki,
uzgodnienie zasad współpracy.
o czym pamiętać
Na tym etapie powinniście już doskonale wiedzieć co robić. Żeby jeszcze mocniej naprowadzić Was na właściwe tory, przygotowaliśmy kilka instrukcji, jak pracować w poszczególnych obszarach:
Koncepcja wydarzenia
To najważniejszy moment w ramach przygotowań. Nie należy go bagatelizować. Poświęćcie wystarczająco dużo czasu na to, żeby zadać sobie ważne pytania: Czy to spotkanie rzeczywiście jest potrzebne? Dlaczego? Kto będzie nim zainteresowany? Jaką wartość wniesie ono do życia osób uczestniczących? Jak najlepiej wykorzystać obecność zaproszonej osoby? Jak zachęcić ją do wzięcia udziału w spotkaniu, dlaczego będzie ono dla niej atrakcyjne? Jak sprawić, żeby przebieg wydarzenia był ciekawy? Wyobraźcie sobie, że jesteście po stronie osób, które mają przyjść na wydarzenie. Spróbujcie pomyśleć, czego taka osoba może oczekiwać, co zachęci ją do udziału w spotkaniu, czy będzie się na nim dobrze bawić. To pomoże Wam stworzyć atrakcyjną listę potencjalnych gości oraz wybrać najciekawszy format wydarzenia.
Logistyka
Rezerwujcie salę z dużym wyprzedzeniem. Najlepiej jeżeli uda Wam się “dogadać” z lokalnym domem kultury, szkołą czy urzędem miasta, żeby udostępnili Wam takie miejsce za darmo. Pamiętajcie o wcześniejszym uzgodnieniu zasad współpracy - najlepiej za pomocą umowy. Upewnijcie się też, czy sala jest dobrze oświetlona i wystarczająco duża, na sali jest odpowiednia ilość krzeseł, stołów, czy dysponuje ekranem, rzutnikiem i innymi sprzętami, których możecie potrzebować.
Sporządźcie sobie listę potrzebnego sprzętu z odpowiednim wyprzedzeniem. Zadbajcie o każdy szczegół i ustalcie co macie zapewnione w ramach wynajmu sali, a co musicie zdobyć sami. Upewnijcie się, czy zaproszona osoba ma jakiekolwiek potrzeby związane ze sprzętem i przestrzenią.
Jeśli sala jest duża, planujecie przerwę kawową albo użycie dużej ilości sprzętu, możecie potrzebować większego zespołu, by posprzątać po wydarzeniu - w tym celu warto by było pozyskać kilku wolontariuszy i wolontariuszek, by pomogli Wam na miejscu. Pamiętajcie, że te osoby muszą dobrze znać swoje zadania.
Jeśli spotkanie odbywa się wirtualnie, wybierzcie do tego odpowiedni program (np. Zoom); taki, który odpowie na Wasze potrzeby: umożliwi udział przewidywanej liczby osób, pozwoli Wam kontrolować przebieg wydarzenia, zadawać pytania na czacie, jeśli je przewidujecie, etc. Zróbcie koniecznie próbę, by upewnić się, że wszystko zadziała jak należy!
Zaproszenia do osób eksperckich / decydenckich
Korzystajcie ze wszystkich źródeł kontaktu, na jakie możecie wpaść - mail do sekretariatu, telefon do biura, profil na Facebooku, Instagramie, linkedin asystenta - najważniejsze, żeby zaproszenie dotarło. Lepiej otrzymać odmowę, niż mieć świadomość, że wiadomość nigdy nie dotarła do adresata.
Mail musi mieć chwytliwy tytuł. Nie mówimy tu o clickbaitach, ale ważne, by wynikało z niego, że to zaproszenie na wydarzenie w temacie, który jest ważny dla osoby, do której piszecie.
Pomyślcie, co może przekonać zapraszaną osobę - na czym jej zależy? Jeśli to lokalny polityk, a zbliżają się wybory, będzie pewnie trochę łatwiej, bo taka osoba szuka kontaktu z potencjalnymi wyborcami i wyborczyniami. W przypadku osób eksperckich trzeba się trochę bardziej nagimnastykować. Może ważny jest dla takiej osoby kontakt z młodymi osobami? A może chce poszerzyć swoją działalność online, a Wy możecie dostarczyć jej contentu, nagrywając całe wydarzenie? Ogranicza Was wyobraźnia!
Komunikacja i promocja
Wybierzcie odpowiedni kanał do preferowanej grupy docelowej. Jeśli chcecie dotrzeć do młodych osób, najpewniej najlepszy będzie Instagram. Facebook, jeśli Waszą grupą docelową są osoby w średnim wieku z Waszej okolicy, a TikTok, jeśli zależy Wam na dotarciu do grupy z całej Polski. Jeśli mowa o seniorach - pomyślcie o reklamie outdoorowej, np. plakatach, a także informacjach w domach seniora czy nawet ogłoszeniu z mównicy kościelnej, jeśli znacie zaprzyjaźnionego kapłana ;)
Pamiętajcie, żeby monitorować liczbę osób zainteresowanych uczestnictwem w wydarzeniu, dzięki temu nic Was nie zaskoczy. Przygotujcie np. najprostszy formularz Google. Nie musicie zbierać dokładnych danych osobowych, wystarczy imię i deklaracja, że dana osoba chce się pojawić. W ten sposób łatwiej ocenić, czy wypełnicie całą salę, jaką przerwę kawową zaserwować grupie etc. Pamiętajcie jednak, że to tylko deklaracje. W dniu wydarzenia może pojawić się nieco mniej osób (bo ktoś był chory, bo padał deszcz, bo jednak został w pracy nieco dłużej…).
Nigdy nie bagatelizujcie potęgi wydarzeń na Facebooku!
O pomoc w promocji można poprosić zaprzyjaźnione (lub mniej zaprzyjaźnione, a czasem nawet trochę obce) organizacje z Waszej okolicy lub takie, które zajmują się podobnym tematem. Udostępnienie na koncie o dużych zasięgach może zrobić różnicę. Jeśli zaproszona osoba dysponuje takim kontem lub jest związana z jakąś organizacją, poproście ją o dodanie przygotowanego przez Was materiału.
Merytoryka
Głównym zadaniem w tym obszarze jest przygotowanie scenariusza warsztatu. Oto co powinno się w nim znaleźć:
cel wydarzenia - dlaczego je organizujemy i jaki ma wywołać wpływ
czas trwania - ile będą trwały poszczególne części, a i ile całość. Bez tej wiedzy nie jesteśmy w stanie przewidzieć, ile potrzebujemy czasu na jego przeprowadzenie.
program - czyli opis tego, co ma się wydarzyć - krok po kroku.
biogram osoby eksperckiej / decydenckiej - rozpoczynając wydarzenie należy odpowiednio przedstawić gościa lub gościnię (warto pozyskać taki biogram bezpośrednio u źródła)
krótki opis organizatorów - koniecznie też się przedstawcie!
zasady współpracy - warto przedstawić całej grupie sposób przeprowadzenia spotkania, ustalenia, których chcemy się trzymać oraz sytuacje, w których zobowiązujemy się reagować.
scenariusz przebiegu spotkania - w zależności od formatu będzie on wyglądać inaczej; jeśli to niewielkie spotkanie, wystarczą tylko punkty, które chcemy poruszyć, żeby o niczym nie zapomnieć. Jeśli to sesja Q&A, przygotujmy sobie wypowiedzi na rozpoczęcie, by wyjaśnić zasady, oraz na zakończenie. Jeśli będzie to moderowana dyskusja, wtedy warto wypisać sobie pytania, które zamierzamy zadać zaproszonej osobie.
podziękowania - w ferworze i emocjach łatwo zapomnieć o najprostszych sprawach, dlatego mała ściąga na zakończenie uratuje konferansjerów.
Podsumowanie
W zależności od formuły spotkania możemy zdecydować się na różne formy ewaluacji wydarzenia:
Jeśli spotykamy się online, najłatwiej będzie wysłać grupie uczestniczącej link do formularza Google (lub podobnego), gdzie zapytacie o jej wrażenia (np. Jak oceniasz przygotowanie moderatora / moderatorki? Jak oceniasz atmosferę podczas spotkania? Czy dowiedziałeś_aś się czegoś nowego?). To trudne, bo czasem komuś coś się nie spodoba, i możemy narazić się na krytykę, ale odpowiedzi w ankiecie dostępne są tylko dla nas, a dzięki ich analizie możemy wyciągać wnioski na przyszłość. Ankietę online można także wysłać grupie uczestniczącej w spotkaniu offline, jeśli dysponujemy jej adresami mailowymi.
Jeśli nie mamy możliwości wysłania formularza online do uczestników i uczestniczek, możemy przygotować karteczki z pytaniami, które rozdamy na początku lub na końcu spotkania. Należy wówczas pamiętać o przygotowaniu kartonu / pudełka, do którego trafiać będą wypełnione ankiety.
O zdanie należy zapytać także zaproszoną osobę - możemy to zrobić telefonicznie, mailowo lub osobiście. Warto wcześniej przygotować sobie pytania na tę okoliczność, zastanawiając się wcześniej, jakie informacje pomogą nam w przyszłości lepiej planować podobne działania.
Mechanizm samokontroli
Brawo! Macie już wszystko czego potrzebujecie, żeby zacząć realizować wasze działanie. Teraz najważniejsze jest to, żeby monitorować postępy i reagować na problemy. W tym celu proponujemy Wam rozwiązanie polegające na cyklicznych spotkaniach ewaluacyjnych. Wybierzcie wśród siebie jedną osobę, która będzie koordynatorem/koordynatorką działania. Jej zadaniem będzie prowadzenie np. cotygodniowych spotkań, podczas których osoby odpowiedzialne za dane obszary zadań będą mogły opowiedzieć o tym, jak idą przygotowania oraz powiedzieć, czy potrzebują jakiejś pomocy. Takie rozwiązanie pozwoli Wam na wspólne pochylenie się nad pojawiającymi się problemami oraz zapewni dobry przepływ informacji w zespole.
Trzymamy za Was kciuki! Powodzenia!
IV. Przykład
CASE STUDY
Premiera raportu “Aktywizm młodych” Fundacji ważne sprawy
CEL SPOTKANIA
Fundacja ważne sprawy opublikowała autorski raport z badania młodych aktywistów i aktywistek społecznych. Chcieliśmy podzielić się wynikami z raportu, a jednocześnie urozmaicić wydarzenie dla zaproszonych osób. Obawialiśmy się, że sama prezentacja danych może być mało angażująca i nie zachęcić zbyt dużego grona do uczestnictwa w spotkaniu, dlatego poszerzyliśmy je o spotkanie z reprezentantem Ministry ds. społeczeństwa obywatelskiego.
GRUPA DOCELOWA
Spodziewaliśmy się udziału osób pracujących w organizacjach społecznych, szkołach, instytucjach państwowych pracujących na rzecz młodego pokolenia, a także samych aktywistów i aktywistek społecznych. Chcieliśmy, by grupa spotkała się z kimś, kto ma realny wpływ na ich codzienną pracę i aktywność, kto może przekazać im wartościową wiedzę, informacje i perspektywę.
Osoba ekspercka:
Michał Braun, reprezentant Ministry ds. społeczeństwa obywatelskiego, wówczas Dyrektor Rady Programowej Narodowego Instytutu Wolności
Proces przygotowań:
Ustalenie celu spotkania.
Opis grupy docelowej.
Przygotowanie harmonogramu spotkania - tak, by był możliwie jak najbardziej angażujący i ciekawy dla grupy docelowej.
Wybór tematu dyskusji z osobą ekspercką, którą zdecydowaliśmy się przeprowadzić (ustaliliśmy temat instytucjonalnego wsparcia działań społecznych).
Wybór formatu spotkania z osobą ekspercką (zdecydowaliśmy się na moderowaną rozmowę z możliwością zadawania pytań przez publiczność).
Wybór osoby z naszego zespołu, która przygotuje i przeprowadzi moderowaną rozmowę.
Przygotowanie treści zaproszenia.
Zdobycie kontaktu do Ministry ds. społeczeństwa obywatelskiego (dzwoniliśmy do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, by poprosić o adres mailowy, na który możemy skierować zaproszenie), wysyłka zaproszenia i regularne przypomnienia o sprawie.
Uzyskanie odpowiedzi (ze względu na ograniczoną dostępność terminową, Pani Minister zaproponowała nam udział jej reprezentanta, co również spełniało cel naszego wydarzenia).
Kontakt z osobą ekspercką w celu ustalenia szczegółów rozmowy oraz terminu wydarzenia.
Przygotowanie scenariusza wydarzenia.
Rezerwacja przestrzeni.
Utworzenie materiałów promocyjnych wydarzenia.
Opracowanie formularza rekrutacji i promocja wydarzenia w mediach społecznościowych.
Zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za fotorelację.
Pozyskanie koniecznego sprzętu.
Kontakt z osobami zapisanymi do udziału w wydarzeniu, w celu przekazania im szczegółów logistycznych i merytorycznych.
Przeprowadzenie premiery.
Podsumowanie wydarzenia (podziękowania mailowe, ankieta ewaluacyjna oraz kontakt z osobą ekspercką).
Udostępnienie relacji w mediach społecznościowych.
