Z tego modułu dowiesz się: jak poprawnie zbierać efekty pracy grup tak, aby nic ważnego nie zginęło i żeby bez problemu dało się z nich stworzyć raport końcowy.

Podczas Spotkania Obywatelskiego pracujecie na dwóch różnych formatkach, które pełnią zupełnie inne role. Dobrze jest jasno to rozróżniać już w trakcie wydarzenia, bo ma to ogromne znaczenie dla tego, co wydarzy się po jego zakończeniu.

Pierwszą z nich jest formatka Q&A. To karta pomocnicza, z której korzystacie podczas części pytań i odpowiedzi z gościem lub gościnią. Służy ona temu, żeby uporządkować rozmowę, zapisywać pytania i pilnować struktury tej części spotkania. Formatka Q&A nie jest zbierana po wydarzeniu i nie trafia do raportu - jej rolą jest wyłącznie wsparcie procesu rozmowy.

W momencie, gdy przechodzicie z części Q&A do pracy nad rozwiązaniami, zaczynacie korzystać z drugiej, kluczowej formatki - karty „Rekomendacje”. To na niej zapisujecie konkretne propozycje rozwiązań problemu wraz z krótkim uzasadnieniem. Od tego momentu wszystko, co ma mieć znaczenie po wydarzeniu, musi znaleźć się właśnie na tej karcie.

Każdą rekomendację zapisujecie na osobnej formatce. Zasada jest prosta:
jedna karta = jedno konkretne rozwiązanie. Jeśli przy stoliku powstaną cztery różne propozycje, wypełniacie cztery osobne karty rekomendacji. Ważne jest, żeby zapisywać je od razu w możliwie docelowym brzmieniu - tak, jakby miały trafić bezpośrednio do raportu.

W trakcie wydarzenia osoby wspierające pełnią tu bardzo ważną rolę. Pomagają organizacyjnie - pilnują czasu, dostarczają materiały, dbają o przepływ kartek między uczestnikami. Zwracają też uwagę na to, czy zespoły uzupełniają karty rekomendacji w całości i czytelnie. Jeśli pojawią się problemy blokujące pracę, zgłaszają je prowadzącym, ale nie ingerują w treść rekomendacji.

Po zakończeniu Spotkania Obywatelskiego zbieracie wszystkie karty rekomendacji ze wszystkich stolików. To bardzo ważny moment. Sprawdźcie każdą kartę: czy jest wypełniona do końca, czy zapis jest czytelny i czy da się zrozumieć sens rekomendacji bez dodatkowych wyjaśnień.

Na koniec zapamiętajcie trzy kluczowe zasady zapisu:
po pierwsze - nic, co ma trafić do raportu, nie może pozostać tylko w rozmowie; jeśli coś jest ważne, musi być zapisane na karcie rekomendacji. Po drugie - każda rekomendacja powinna być konkretna, jednoznaczna i gotowa do przepisania bez domysłów. Po trzecie - zapis musi być zrozumiały dla osób, które nie brały udziału w wydarzeniu.

Dobre zebranie materiałów ze stolików to moment, w którym rozmowy zamieniają się w realne efekty. To właśnie te karty będą podstawą raportu i dalszych działań po Spotkaniu Obywatelskim.