Z tego modułu dowiesz się: jak rozpisać szczegółowy scenariusz Spotkania Obywatelskiego i przygotować się do jego prowadzenia krok po kroku.

Na tym etapie czas przejść do konkretnego przygotowania samego przebiegu wydarzenia. Chodzi o to, żebyście w dniu Spotkania Obywatelskiego nie improwizowali, tylko mieli jasny plan i wiedzieli, co dzieje się w każdym momencie.

Zacznijcie od przygotowania dokładnego, minutowego scenariusza. Oprócz stałych elementów, które znajdują się w naszym scenariuszu Spotkania Obywatelskiego, uwzględnijcie w nim wszystko to, co jest specyficzne dla Waszego wydarzenia. Mogą to być: powitanie uczestników i gości, krótkie wystąpienie dyrekcji, element otwierający, który zaplanowaliście (np. występ), przerwy czy zakończenie spotkania. Ważne, żeby każdy element miał przypisany orientacyjny czas.

Następnie podzielcie się odpowiedzialnością za prowadzenie wydarzenia. Ustalcie, kto prowadzi poszczególne części, kto wita gości, kto otwiera i zamyka spotkanie, a kto pilnuje czasu. Taki podział sprawia, że nie ma chaosu i każdy wie, za co odpowiada.

W planie uwzględnijcie również wsparcie pracy grupowej. Jednym z Waszych zadań w trakcie Spotkania Obywatelskiego może być chodzenie między stolikami, sprawdzanie, czy wszystko przebiega zgodnie z planem, czy grupy rozumieją zadania i czy nie potrzebują pomocy. To ważna rola, która wpływa na jakość pracy uczestników.

Nie zapomnijcie o elementach organizacyjnych, takich jak czas na rejestrację uczestników, przywitanie i krótkie oprowadzenie gości po sali czy przygotowanie uczestników do rozpoczęcia pracy. Choć mogą wydawać się drobiazgami, w praktyce bardzo ułatwiają przebieg wydarzenia.

Jeśli planujecie prezentację multimedialną - co zdecydowanie rekomendujemy - zaplanujcie, co znajdzie się na poszczególnych slajdach i kto będzie odpowiedzialny za jej przygotowanie. Prezentacja powinna wspierać przebieg wydarzenia: porządkować etapy, pilnować czasu i ułatwiać uczestnikom odnalezienie się w procesie.

Dobrze przygotowany scenariusz to Wasza mapa na dzień wydarzenia. Im dokładniej go rozpiszecie teraz, tym spokojniej i pewniej będziecie prowadzić Spotkanie Obywatelskie.