Z tego modułu dowiesz się: jak przygotować uczestników i osoby wspierające do udziału w Spotkaniu Obywatelskim, żeby każdy wiedział, czego się spodziewać i za co odpowiada.

Oprócz przygotowań logistycznych i technicznych bardzo ważne jest również przygotowanie merytoryczne osób biorących udział w wydarzeniu. Chodzi o to, żeby uczestnicy nie trafili na Spotkanie Obywatelskie „w ciemno”, ale wiedzieli, jaka będzie ich rola i jak będzie wyglądał cały proces.

Dobrym rozwiązaniem jest zorganizowanie spotkania online dla 50 uczestników wydarzenia. Podczas takiego spotkania wytłumaczcie, czym jest Spotkanie Obywatelskie, jak będzie przebiegać dzień wydarzenia, w jaki sposób będą pracować w grupach i czego możecie od nich oczekiwać. To także moment na zadawanie pytań i rozwianie ewentualnych wątpliwości - im więcej wyjaśnicie teraz, tym spokojniej będzie w dniu wydarzenia.

Najpewniej nie uda się znaleźć terminu, w którym wszyscy będą mogli wziąć udział w spotkaniu online. Dlatego warto je nagrać, a następnie udostępnić osobom nieobecnym wraz z krótkim pisemnym podsumowaniem najważniejszych informacji. Dzięki temu wszyscy uczestnicy będą mieli dostęp do tych samych treści.

Na tym etapie zadbajcie również o wprowadzenie osób wspierających, które będą pomagać Wam w dniu wydarzenia - tych, które wybraliście wcześniej (np. do spraw technicznych, organizacyjnych czy dokumentacji). Zróbcie z nimi krótką „odprawę”: opowiedzcie, jak będzie wyglądał przebieg Spotkania Obywatelskiego, jakie mają zadania i za co dokładnie odpowiadają. Upewnijcie się, że każdy zna swoją rolę i wie, do kogo zwrócić się w razie problemów.

Dobre wprowadzenie uczestników i osób wspierających sprawia, że Spotkanie Obywatelskie przebiega sprawniej, z mniejszą liczbą nieporozumień i w spokojniejszej atmosferze - zarówno dla Was, jak i dla wszystkich zaangażowanych