Z tego modułu dowiesz się: jak przygotować zaproszenia dla gości i zadbać o to, żeby ich udział w Spotkaniu Obywatelskim był dobrze potwierdzony.

Kiedy macie już wybrane osoby, które najlepiej pasują do poszczególnych tematów, kolejnym krokiem jest zastanowienie się, jak do nich dotrzeć i w jaki sposób je zaprosić. Ten etap jest bardzo praktyczny, ale ma duże znaczenie - od jakości zaproszeń i komunikacji zależy, czy goście będą wiedzieli, czego się spodziewać i czy zdecydują się wziąć udział w wydarzeniu.

W zaproszeniu powinny znaleźć się podstawowe informacje organizacyjne: data, godzina i miejsce Spotkania Obywatelskiego. To jednak nie wszystko. Równie ważny jest krótki opis idei Spotkania Obywatelskiego. Wy znacie już tę formułę, bo pracujecie ze scenariuszem, ale zapraszane osoby często spotykają się z nią po raz pierwszy. Warto więc jasno wytłumaczyć, na czym polega spotkanie, jaka będzie rola gościa i dlaczego jego lub jej obecność jest ważna. Możecie oprzeć się na naszym scenariuszu, ale dobrze jest dodać też kilka zdań od siebie, odnoszących się do Waszej szkoły i wybranego tematu.

Kiedy zaproszenia są gotowe, pora na ich dostarczenie. Jeśli tylko macie taką możliwość, wręczajcie zaproszenia osobiście. Bezpośrednia rozmowa pozwala lepiej wytłumaczyć ideę Spotkania Obywatelskiego i często zwiększa szansę na pozytywną odpowiedź. W przypadku osób, do których dostęp jest utrudniony - np. burmistrza, prezydenta miasta czy dyrektora instytucji - zaproszenie wysyłacie mailowo lub listownie. W takiej sytuacji bardzo ważne jest, żeby zadzwonić do sekretariatu, upewnić się, że zaproszenie dotarło, a po kilku dniach ponowić kontakt, żeby sprawdzić, czy informacja została przekazana właściwej osobie.

Pamiętajcie, aby w zaproszeniu wyraźnie wskazać termin potwierdzenia obecności. Najlepiej, jeśli będzie to co najmniej półtora tygodnia przed wydarzeniem. Dzięki temu, w przypadku odmowy lub braku odpowiedzi, będziecie mieli jeszcze czas na zaproszenie kogoś innego.

Dlatego już na tym etapie warto przygotować listę rezerwową - czyli wcześniej wskazać osoby, do których zwrócicie się w razie potrzeby. Takie zabezpieczenie daje Wam spokój i pozwala uniknąć nerwowych decyzji tuż przed Spotkaniem Obywatelskim.

Dobrze przeprowadzony proces zapraszania i potwierdzania gości sprawia, że kolejny etap przygotowań przebiega spokojniej i bardziej przewidywalnie.