Z tego modułu dowiecie się: jak krok po kroku przygotować raport końcowy ze Spotkania Obywatelskiego i jak uporządkować wszystkie efekty Waszej pracy.

Po zakończeniu wydarzenia Waszym zadaniem jest przygotowanie dwóch uzupełniających się raportów końcowych. Oba są ważne i każdy pełni inną funkcję, dlatego warto podejść do nich spokojnie i po kolei.

Pierwszym z nich jest Raport 1 – formularz podsumowania. To narzędzie, w którym odpowiadacie na konkretne pytania dotyczące organizacji, przebiegu i efektów Waszego Spotkania Obywatelskiego. Ten formularz pomaga Wam uporządkować fakty, materiały i wnioski: co się wydarzyło, kto brał udział, jakie tematy były omawiane i jakie rekomendacje powstały. Raport 1 jest też źródłem informacji dla organizatorów projektu i podstawą do stworzenia drugiego raportu.

Drugim dokumentem jest Raport 2 – raport właściwy. To już czytelny, spójny opis wydarzenia i jego rezultatów, przygotowany z myślą o osobach z zewnątrz: dyrekcji, decydentach, partnerach czy społeczności szkolnej. Raport ten tworzycie na podstawie odpowiedzi wpisanych wcześniej w formularzu podsumowania.

Przygotowując Raport 2, korzystacie z gotowego wzoru raportu oraz instrukcji krok po kroku, które znajdziecie w załącznikach do kursu. Nie musicie wymyślać struktury od zera - ważne jest, żeby trzymać się zaproponowanego układu i uzupełniać go treścią wynikającą z Waszego wydarzenia.

Podczas pisania raportu właściwego zwracajcie uwagę na kilka kluczowych zasad. Piszcie konkretnie i jasno, unikając ogólników. Zachowujcie logiczną kolejność, zgodną z przebiegiem Spotkania Obywatelskiego - od wprowadzenia, przez opis tematów i pracy grup, aż po rekomendacje. Dbajcie też o spójny, zrozumiały język, tak aby raport był czytelny również dla osób, które nie brały udziału w wydarzeniu.

Po zakończeniu pracy nad Raportem 2 koniecznie sprawdźcie całość jeszcze raz. Upewnijcie się, że raport jest zrozumiały dla osób spoza spotkania, że wszystkie wnioski są jasno opisane, a załączniki - w szczególności karty rekomendacji - są skompletowane, czytelne i odpowiednio podpisane.

Dobrze przygotowany raport końcowy to moment, w którym Wasze Spotkanie Obywatelskie zostaje „zamknięte” i może realnie zacząć działać dalej - jako dokument, do którego mogą się odnieść osoby decyzyjne i cała społeczność szkolna.